情報をどう管理するか

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 前回(画像・映像・音楽の管理方法)に引き続き、情報管理の方法について。今回も、昨年(2010年)のパソコン研修で行ったスライドをちょっと変えて載せている。簡単な説明をしたい。

■写真 → iPhoto / 音楽・映像 → iTunes

 前回書いたので省略。

■事務処理 → FileMaker

 FileMakerは、Macでは定番(Win版も人気)のデータベースソフトだ。
 データベースというとデータを管理するだけというイメージが大きいが、実際は自分の仕事をシステム化し、自動化するソフトだ。FileMakerは、一般の人でもプロ並みのソフトが開発できるというメリットがある。Windows版も同梱されており、一人で使うなら両方使える点もよい。最近、アカデミック版も発売された。

 私は、このソフトで児童情報の管理、成績処理(→学級情報システム)を行っている。その気になれば、仕事のほとんどをこのソフト上に移し替えることが可能だ。(つまり自動化が可能)

 FileMakerは、Excelと親和性が高いこともメリットだ。なぜなら、文科省が例示している指導要録のフォーマットは、Excelだからだ。(聞いたところによると。)
 Excelは広く普及しているが、データの管理が得意なわけではない。
 FileMakerで成績等を処理し、必要な結果だけをExcelに書き出すというのが、ベストなやり方だと考えている。

 仕事の核となるソフトだが、やはり「開発」ソフトだ。「自分でシステムを構築する」という気持ちがなければ、なんの役にもたたない。この点がワープロや表計算ソフトとは違うところだ。

■メモ → Evernote

 Evernoteのキャッチフレーズは、「第2の脳」だ。インターネットで見つけた情報や手書きメモ、書類などを全てここに取り込んで記憶させる。クラウドサービスでもあるので、ここに入れれば、どのパソコンからでも情報が取り出せる点がすばらしい。
 さらによいことは、ノート(放り込んだ情報の集まり)を共有できることだ。これをうまく活用できれば、同じ教員仲間で授業の資料を共有することができる。一般的に閉鎖的だと言われる教員の情報共有が飛躍的に進む可能性がある。そういう意味でも注目している。
 Evernoteがこれまでのクリッピングソフトと大きく違う点は、アナログデータの取り込みに積極的だという点だ。このため、多くの機器がEvernoteをサポートしている。ScanSnapなどのドキュメントスキャナはもちろん、Eye-Fi(撮った写真を無線LAN経由で転送→文字認識。)、airpen(電子ペン。手書きをデジタル化)、ショットノートやabrAsus(専用のメモ帳)など多彩だ。
 Evernoteで取り込んだ情報は、iPadでも見ることができる。ペイパーレス化のためのソフトでもある。

■基本となるハブソフト

 ここでは、取り上げなかったが、最も情報の出し入れをするのがアドレス帳(→アドレスブック)スケジュール(→iCal)、メール(→Mail)だ。これらもMobileMeでクラウドと連携することにより、非常に便利になった。

■まとめ

 最近、音楽や映像もクラウド化されるという噂が出ている。iPhotoやiTunesもクラウドとつながる方向だと予測している。
 こうしてみると、持ち出すべきではない情報を管理しているFileMaker以外は、全てクラウド化されることになる。まさにクラウドの時代だと分かる。

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